Una planificación detallada y precisa es esencial para asegurar el éxito en la organización de un evento y, por eso, hay tres herramientas fundamentales que deben manejarse en este proceso que son la escaleta, el programa y el guion técnico. Aunque a menudo se confunden y no siempre se utilizan, cada una tiene un propósito específico, una estructura y un uso distinto. Vamos a explorar qué son, para qué se utilizan y cómo se elaboran profesionalmente, además de señalar algunas diferencias clave entre ellos y los errores más comunes al crearlas.
¿Qué es una escaleta?
Una escaleta en el contexto de un evento es un documento que detalla la secuencia de actividades, bloques o segmentos que componen el evento. Es una representación esquemática y simplificada del flujo del evento, mostrando el orden y la duración estimada de cada parte. La escaleta es utilizada principalmente por el coordinador del evento, para tener una visión general rápida y efectiva del desarrollo del mismo.
Para crear una escaleta eficaz, es importante:
En primer lugar, definir claramente todas las partes del evento, su duración y qué ocurre exactamente en cada una de esas partes o segmentos.
En segundo lugar, los tiempos de cada actividad deben estar bien calculados, de manera realista en función del número de empleados, el tipo de actividad, si es necesario desplazarse, etc.
En tercer lugar, es necesario establecer una secuencia lógica entre actividades, de manera que su desarrollo sea claro y sencillo, de manera que no se produzcan improvisaciones.
¿Qué es un programa?
El programa de un evento es un documento que se comparte con los asistentes y ofrece una descripción detallada de las actividades del evento. Incluye horarios, información sobre los ponentes, descripciones de las sesiones, datos sobre la logística del evento y otros detalles relevantes, que los asistentes necesitan saber. El objetivo es que los asistentes no se sientan perdidos en ningún momento y puedan seguir el evento con comodidad y claridad.
Para crear un buen programa es necesario:
En primer lugar, incluir todos los detalles relevantes que los asistentes necesitan para seguir el evento sin problemas. No escatimes información. Eso no quiere decir que haya que hacer un documento excesivamente largo ni farragoso: centrarse en lo importante y necesario.
En segundo lugar, aplicar un diseño claro, legible y coherente con la identidad de la marca. No hay que olvidar que el programa es un elemento visual más y como tal tiene que ser cuidado.
Debe estar actualizado para reflejar cualquier cambio en el calendario, en los horarios o en los ponentes. Cuando es un programa impreso esto es más complejo y puede que los cambios de última hora no se vean reflejados. Sin embargo, cuando se incluye en una app específica del evento, esto es completamente posible.
¿Qué es un guion técnico?
El guion técnico de un evento es un documento exhaustivo, utilizado por el equipo técnico, que detalla todos los aspectos técnicos del evento, como iluminación, sonido, video, transiciones, efectos y cualquier necesidad especial de los presentadores, ponentes o actuaciones. Es vital para coordinar el aspecto técnico del evento y asegurar que todos los elementos funcionen sin problemas.
Para crear un buen guion técnico es necesario:
En primer lugar, detallar cada aspecto técnico con precisión y con extrema claridad y simplicidad, para que no dé lugar a equivocaciones.
En segundo lugar, es imprescindible incluir los tiempos específicos de cada parte y los responsables de cada tarea técnica, para que todos los implicados estén informados.
En tercer lugar, todos los equipos técnicos tienen que estar perfectamente coordinados y poner en común dicho guion para que la ejecución sea perfecta.
Diferencias principales
Como puedes ver, cada una de estas herramientas tiene su función, su estructura y sus destinatarios:
- Propósito: La escaleta organiza el flujo, el programa informa a los asistentes, y el guión técnico dirige la logística técnica.
- Usuarios: La escaleta es para el coordinador, el programa es para los asistentes y el guion técnico es para el equipo técnico.
- Detalles: El guion técnico es mucho más detallado en aspectos técnicos comparado con la escaleta y el programa.
Errores comunes en su elaboración
Sin duda, el error más común al elaborar estos documentos es equivocar su uso. Sin embargo, hay otros errores a tener en cuenta para que sean evitados.
- Falta de detalle: No incluir suficiente información, lo cual puede llevar a confusiones y errores de ejecución durante el evento.
- Inconsistencia: Diferencias entre la información de estos documentos, que puede causar problemas de coordinación.
- No actualizar cambios: Los cambios en el plan del evento deben reflejarse en todos los documentos relevantes de manera inmediata, para evitar que se produzca un problema de descoordinación.
En conclusión, entender y utilizar correctamente la escaleta, el programa y el guion técnico es crucial para la gestión eficaz de cualquier evento. Evitar errores comunes en su elaboración y asegurarse de que todos los equipos trabajen con la versión más actualizada de estos documentos es fundamental para garantizar que el evento se desarrolle sin contratiempos.
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